• Frequently Asked Question (Pertanyaan Umum) tentang EDRMS Tata Usaha

    • #1 - Apa itu EDRMS?
      EDRMS adalah singkatan dari Electronic Documents and Records Management System, atau Sistem Manajemen Pengelolaan Dokumen dan Arsip Elektronik. Yaitu suatu sistem yang ditujukan untuk membantu proses pencatatan, pemutakhiran, penelusuran dan penyajian data dan informasi dari dokumen dan arsip melalui penggunaan perangkat elektronik serta teknologi informasi dan komunikasi.

      #2 - Mengapa harus menggunakan EDRMS?
      Ada tiga nilai tambah yang dapat dirasakan dengan menggunakan EDRMS: (1).Data Dokumen dan Arsip dapat ditelusuri dengan mudah. (2).Bila dokumen atau arsip fisik hilang, replika atau tiruannya dapat dicetak dari versi file komputer/file elektronik yang ada. (3).Pada sistem EDRMS yang di-online-kan, data dan informasi dapat diakses dari mana saja dan setiap saat oleh para pengguna yang berwenang asalkan terdapat layanan koneksi internet.

      Berdasarkan gambaran tersebut, dapat disimpulkan bahwa EDRMS dapat mendorong peningkatan mutu layana pengelolaan dokumen dan arsip sekaligus merupakan instrumen yang efektif untuk menopang peningkatan mutu manajemen internal suatu organisasi.

      #3 - Apakah UNIMED sudah menggunakan EDRMS?
      Cikal Bakal penerapan EDRMS di UNIMED telah dimulai sejak tahun 2003 melalui penggunaan aplikasi database surat masuk yang merupakan bagian dari program penerapan Integrated Database System (IDS) yang dipelopori oleh Kantor PR2 dan Biro Adm.Umum dan Keuangan Universitas Negeri Medan (BAUK UNIMED). Lingkup penerapannya masih sebatas membantu proses pendataan surat di kantor PR2 dan kantor BAUK UNIMED. Sampai dengan tahun 2009, aplikasi ini selain digunakan di Kantor PR2 dan BAUK, juga telah digunakan di tiap bagian di lingkup BAUK UNIMED, yaitu Bagian UHTP, Bagian Keuangan dan Bagian Kepegawaian.

      Berdasarkan evaluasi yang dilakukan selama proses penggunaan sistem aplikasi, di tahun 2010 BAUK UNIMED melakukan pengembangan sistem aplikasi dengan menerapkan teknologi web base guna membantu kualitas penelusuran dan penyajian data dengan dukungan manajemen backup data dan disaster recovery yang lebih baik. Aplikasi ini merupakan salah satu dari dua versi aplikasi EDRMS yang telah dikembangkan sebelumnya.

      #4 - Bagaimana Rencana Penerapan EDRMS di UNIMED?
      Mengingat visi UNIMED 2015 adalah penguatan manajemen internal, EDRMS diharapkan dapat menjadi instrumen standar dalam membantu proses manajemen dan layanan pengelolaan arsip dan dokumen, yang mampu menjembatani kebutuhan layanan data informasi yang tak terbatas dengan jumlah sumberdaya manusia yang terbatas. Di mulai dengan menerapkannya di jajaran BAUK dan Kantor PR2, selanjutnya EDRMS akan diterapkan pada seluruh unit kerja lainnya, baik yang ada di lingkup Gedung Pusat Administrasi maupun Fakultas, Lembaga dan Pusat.

      #5 - Apa yang harus dilakukan unit kerja bila ingin mendapatkan layanan EDRMS?
      Persyaratan untuk mendapatkan layanan EDRMS bagi unit kerja di lingkungan UNIMED cukup mudah, yaitu : (1).Unit Kerja telah memiliki koneksi internet (2).Unit Kerja telah memiliki petugas tetap yang ditunjuk untuk menjalankan aplikasi EDRMS (3).Unit Kerja bersedia memenuhi ketentuan dan tata cara yang terdapat dalam kontrak perjanjian penggunaan layanan EDRMS.

      Bila tiga hal tersebut dapat dipenuhi maka pimpinan unit kerja tinggal menghubungi tim administrator di alamat email [unimed.edrmstu@gmail.com] atau melalui hp:081533201909. Selanjutnya dalam waktu paling lama 1x24 jam, tim akan menghubungi unit kerja yang bersangkutan untuk proses penandatanganan kontrak perjanjian layanan serta proses aktivitas layanan.

      #6 - Bagaimana Jaminan Keamanan Data pada layanan EDRMS?
      EDRMS UNIMED adalah sistem tertutup, artinya akses data hanya dapat dilakukan oleh pihak berwenang yang memiliki USER ID dan PASSWORD. Pengelola EDRMS UNIMED menjamin dan bertanggung jawab terhadap keamanan data, serta kerahasiaan data yang terdapat dalam server EDRMS. Namun tim pengelola EDRMS UNIMED tidak bertanggung jawab terhadap kelalaian maupun kesengajaan para petugas operator EDRMS di unit kerja yang menyebabkan tersebarnya USER ID dan PASSWORD milik operator EDRMS unit kerja tersebut dan berdampak pada upaya penerobosan atau pembajakan data oleh pihak yang tidak berwenang.

      Untuk antisipasi maupun penanganan kasus seperti ini, pengelola EDRMS UNIMED sewaktu waktu berhak memblok akses terhadap data EDRMS UNIMED untuk sementara waktu guna melindungi data dari upaya pembajakan data maupun untuk proses investigasi lebih lanjut. Bila ternyata kasus yang terjadi adalah dampak dari kelalaian atau kesengajaan operator EDRMS di unit kerja, tim EDRMS UNIMED akan meminta pimpinan unit kerja untuk membantu proses tindak lanjut penyelesaian masalahnya sebelum akses data EDRMS UNIMED untuk unit kerja yang bersangkutan dibuka kembali.